Fakturace je neodmyslitelnou součástí podnikání. Pokud se týká i vás, nejspíš není nutné popisovat všechny náležitosti, které musí obsahovat. I pokud ale vyplníte vše tak, jak má být, můžete se dopustit chyby, která vás v horším případě bude stát několik desítek tisíc korun. Jaké jsou nejčastější chyby při vystavování faktur?
Nechráníte fakturu před dodatečnými úpravami
Stále velké množství podnikatelů vystavuje faktury ručně psané ve Wordu nebo Excelu. Až ve třetině takových faktur se ale objevují chyby, jako jsou překlepy v identifikačním číslu, špatný výpočet DPH nebo chyby v názvu společnosti. Zároveň zde hrozí riziko, že protistrana fakturu upraví ve svůj prospěch, pokud nezablokujete možnost dalších úprav. Daleko jistější je používat webové aplikace a faktury posílat v neupravitelném formátu.
Jste v předmětu plnění příliš obecní
Předmět plnění by měl být co nejkonkrétnější, rozhodně se vyhněte obecným formulacím jako „služba“, „marketing“ nebo „příprava“. Z dokladu musí být na první pohled zřejmé, o jakou službu se jedná, aby mohlo být posouzeno, že spadá do vaší oblasti podnikání. Zároveň nevystavíte odběratele podezření, že peníze vyplácí neoprávněně.
Čísla nejdou po sobě
V číslech faktur si udělejte pořádek. Musí na sebe navazovat v plynulé posloupnosti. Neodeslaná faktura se dá opravit, jinak se s odběratelem musíte domluvit na stornu. Pokud chybu odhalíte až po delší době, je nutné vystavit opravný doklad, kde se k chybě přiznáte. Nevymazávejte ani ty faktury, za které vám odběratel nezaplatil.
Při opravě faktury můžeme postupovat dvěma způsoby. Buď na chybné faktuře přeškrtneme upravované údaje tak, aby ty původní byly stále čitelné, a vedle napíšeme správný údaj s datovanou poznámkou o opravě a podpisem, nebo k vydané faktuře vystavíme opravný doklad. Stornovat fakturu může pouze neplátce DPH a taková stornovací faktura musí obsahovat všechny položky se znaménkem „minus“.
